Como fazer uma apresentação de mestre

How to give a killer presentation, por Chris Anderson

Durante uma viagem para Nairóbi, no Quênia,  pouco mais de um ano atrás, eu e alguns colegas conhecemos um garoto massai de 12 anos chamado Richard Turere, que nos contou uma história fascinante. Sua família cria gado no topo de uma grande reserva nacional, onde a maior dificuldade é proteger os animais de leões – especialmente durante a noite. Richard percebeu que iluminar o campo com lamparinas não os afastava, mas quando ele andava com uma tocha, os predadores se mantinham distantes.

Desde muito novo, ele se interessava por eletrônica e aprendeu sozinho a desmontar o rádio dos pais. Ele usou sua experiência para desenvolver um sistema de iluminação que se ligariam e desligariam em sequência usando painéis solares, uma bateria automotiva e faróis de motocicletas. Ele esperava que o mecanismo simulasse movimentação, que assustasse os leões e após instalar as luzes, eles pararam de atacar. Logo, vilarejos em todo Quênia começaram a instalar as “lion lights” de Richard.

A história era inspiradora e ideal para ser apresentada na nossa conferência TED (Technology, Entertainment, DesignTecnologia, Entretenimento, Design em português). No entanto, à primeira vista, Richard parecia um candidato improvável para falar em uma audiência como aquela. Ele era extremamente tímido e seu inglês era muito fraco. Quando tentava descrever sua invenção, as sentenças soavam incoerentes e francamente, era difícil imaginar um pré-adolescente falando em um palco na frente de 1.400 pessoas acostumadas com palestrantes eloquentes e experientes, como Bill Gates, Sir Ken Robinson e Jill Bolte Taylor.

Mesmo assim, a história de Richard era tão interessante, que nós o convidamos para se apresentar. Nos meses anteriores a conferência de 2013, nós trabalhamos com ele para organizar seu discurso – para encontrar o ponto onde começar e desenvolver uma sequência lógica e sucinta dos eventos. Por causa de sua invenção, Richard ganhou uma bolsa de estudos em uma das melhores escolas do Quênia, onde encontrou várias oportunidades de falar em público e participar de debates. Era imprescindível que ele desenvolvesse confiança para que sua personalidade pudesse brilhar. Quando ele finalmente realizou sua palestra, que ocorreu em Long Beach, era visível que estava nervoso, mas isso apenas o tornou ainda mais interessante – as pessoas estavam atentas à cada uma de suas palavras. A confiança estava lá, e cada vez que Richard sorria, a plateia se encantava. Quando ele terminou, a reação foi instantânea: ele foi aplaudido de pé.

Desde a primeira conferência TED, há 30 anos, palestraram desde figuras políticas a músicos e personalidades da TV que também se sentem inseguros na frente um público composto de acadêmicos, cientistas e escritores. Ao logo dos anos, nós nos dedicamos em desenvolver um processo para ajudar ministrantes inexperientes a praticar e realizar apresentações que o público goste de assistir. Usualmente, o trabalho começa entre seis e nove meses antes do evento e envolve etapas sobre como elaborar e revisar um roteiro, ensaios contínuos e treinamento da voz. Julgando pela resposta do público, o resultado tem sido positivo: desde que começamos a fazer conferências online, em 2006, elas já receberam mais de um bilhão de visualizações.

Por trás dessa experiência, estou convencido que falar bem é uma habilidade que pode ser ensinada. Em questão de horas, a presença e oratória de uma pessoa podem ser totalmente aperfeiçoadas. Embora nosso treinamento seja focado para apresentações de 18 minutos ou menos, a lições aprendidas certamente podem ser aplicadas em outros contextos.

Contextualize a História

Não há como fazer uma palestra sem que se fale de um assunto relevante e gere interesse. Conceituar e elaborar o que você quer dizer é uma das partes mais vitais da preparação.

Todos sabem que humanos são propensos a ouvir histórias e as metáforas usadas na narrativa funcionam bem para criar uma conexão com o ouvinte. Quando eu penso em oratórias eficientes, penso em levar a o público a uma viagem. Uma boa apresentação é um pequeno milagre – as pessoas veem o mundo de forma diferente depois.

Se você enquadrar seu discurso como uma jornada, as maiores decisões são sobre onde começar e onde terminar. Para encontrar o ponto certo, leve em conta o que o os ouvintes já sabem sobre o assunto – e o quanto eles se importam com ele. Se você pressupor que eles têm mais conhecimento ou interesse do que realmente têm, ou começar a usar jargões e falar de forma muito técnica, você vai perder a atenção logo no começo. Os melhores oradores fazem um bom trabalho porque introduzem seu assunto de forma rápida, explicando porque se importam com isso e porque os ouvintes deveriam também se importar.

O maior problema que eu geralmente vejo nos primeiros esboços de uma apresentação é que são muito abrangentes. Você pode sumarizar uma carreira inteira em apenas uma conversa. Se você tentar dizer absolutamente tudo o que sabe, não vai ter tempo para incluir detalhes essenciais e sua fala se tornará apenas abstrata que só fará sentido se seu público já tiver entendimento sobre o que você diz. Você precisa de exemplos específicos para transmitir bem suas ideias e gerar empatia. Assim, limite a sua fala apenas ao que você pode explicar com clareza, complementando com exemplos.

Naturalmente, pode ser também prejudicial tentar explicar demais o que você quer transmitir, e aí a solução é diferente. Lembre-se de que as pessoas na plateia são inteligentes e deixe-as tirar suas conclusões e construir seu próprio entendimento.

Muitas das melhores palestras contam com uma estrutura narrativa que pode ser comparada com uma história de detetive. O orador começa por apresentar um problema e, em seguida, descreve a busca de uma solução. Então, há um momento surpresa, onde a perspectiva do público muda de uma forma significativa.

Se a conversa não atinge seus objetivos, é quase sempre porque o orador não soube explica-la e enquadra-la no contexto correto, calculou mal nível de interesse do público, ou esqueceu de contar uma história. Mesmo que o tema seja importante, jogar informações aleatórias é sempre profundamente insatisfatório. Não há progressão e as pessoas não sentem que estão aprendendo.

Como regra geral, as pessoas não estão muito interessadas ​​em narrativas que foquem demais em organizações ou instituições específicas (a menos sejam membros). Ideias e histórias fascinam as pessoas. Endeusar empresas, nem tanto.  Empresários, principalmente, devem tomar nota: não se gabe sobre a sua empresa, mas sim, conte-nos sobre o problema que você teve, e como foram resolvidos.

Planeje a Apresentação

Quando tiver o material pronto, é hora de planejar a apresentação. Existem três maneiras principais de se fazer uma palestra. Você pode desenvolver um script e acompanha-lo através de um teleprompter. Você pode dividir sua oratória em tópicos-chave para te mapear ao longo da oratória, ou você pode decorar sua fala, o que implica que você ensaie até que consiga internalizar o momento para cada palavra.

Eu aconselho que você não leia, nem use um monitor. Geralmente, cria muita distância com o público, que logo vai perceber que você está lendo e isso vai mudar a forma como recebem a sua palestra. A conexão íntima vai se desfazer e tudo parecerá mais muito mais formal. Em geral, a leitura não é aceita nas conferências do TED, mas há anos atrás, abrimos uma exceção para um ministrante que insistiu em usar um monitor. Montamos uma tela na parte de trás do auditório, na esperança de que o público não iria notar. No começo, ele falou naturalmente. Mas logo, ele se se enrijeceu, e a reação da plateia nos mostrou como a palestra estava indo por água abaixo: “Oh, não, ele está lendo para nós!”

Muitos dos nossos melhores e mais populares ministrantes planejaram sua oratória memorizando palavra por palavra. Se você está dando uma palestra importante e tem tempo para fazer isso, é o melhor caminho a percorrer, mas não subestime o trabalho envolvido. Um dos nossos oradores mais memoráveis ​​foi Jill Bolte Taylor, uma pesquisadora de neurologia que sofreu um acidente vascular cerebral. Ela falou sobre o que aprendeu durante os oito anos que levou para se recuperar. Depois de elaborar sua história e realizar muitas horas de prática individual, ela ensaiou sua palestra dezenas de vezes na frente de uma audiência para ter certeza de que estava preparada.

Já dissemos que é uma boa palestra é uma viagem. Levando isso em conta, certifique-se de aborrecer seus companheiros ao longo do caminho. Alguns oradores projetem muito ego na sua fala. Eles soam condescendentes ou cheios de si, e o público logo se desliga.

Também preste atenção ao seu tom de voz. Alguns oradores podem soar autoritários, poderosos ou apaixonados demais, mas é geralmente muito melhor apenas manter uma tonalidade normal. Não force a barra. Seja apenas você mesmo.

Trabalhe a Desenvoltura

Para oradores inexperientes, o ato físico de estar no palco pode ser a etapa mais difícil,  mas as pessoas tendem a superestimar sua importância. Transmitir bem as palavras, a história e  o conteúdo é um determinante muito maior de sucesso ou fracasso de como você está do que o fato de você parecer nervoso. E quando se trata de presença de palco, um pouco de coaching pode te ajudar consideravelmente.

O maior erro que vemos nos primeiros ensaios é que os ministrantes tendem a se mover demais. Eles balançam de um lado para o outro, ou mudam o seu peso de uma perna para a outra. As pessoas fazem isso naturalmente quando estão nervosas, mas transparece para o público e pode fazer com que o orador pareça fraco. Manter a parte inferior do corpo imóvel já melhora drasticamente sua presença de palco. Há algumas pessoas que são capazes de andar em torno de um palco durante uma apresentação, mas isso só é bom quando acontece com naturalidade. A melhor estratégia é tentar se manter fixo e gesticular com as mãos para dar ênfase.

O ato físico mais importante para o palco é, certamente, o contato visual. Procure por cinco ou seis pessoas de aparência amigável em diferentes partes da plateia e olhá-los nos olhos enquanto você fala. Pense neles como amigos que você não vê há um ano e para quem trazendo um conhecimento atualizado. O contato visual é incrivelmente poderoso, e ele vai fazer mais do que qualquer outro comportamento físico pela sua apresentação. Mesmo se você não tem tempo para se preparar plenamente e tem que ler a partir de um script, tente fazer contato com os olhos eventualmente. Fará uma enorme diferença.

 Defina os Recursos Multimídia

Com tanta tecnologia à nossa disposição, é quase obrigatório que seja usada, pelo menos, uma apresentação de slides. Atualmente, a maioria das pessoas já ouviu falar sobre como elaborar um PowerPoint: mantenha-o simples, não use um conjunto de slides como um substituto para as notas e não repita as palavras mais impactantes que estão nos slides. Se você colocar toda sua fala nos slides e precisar lê-los, será apenas uma variação do teleprompter. Informações muito detalhadas funcionam melhor em cartões para consulta. As regras podem parecer universais, mas se você for em qualquer empresa, você verá apresentadores cometendo os mesmos erros.

Muitos dos nossos melhores ministrantes nunca se utilizam de slides, e em muitas situações, eles de fato não são necessários. Se você tiver fotografias ou ilustrações que deem vida ao tema, sempre valerá a pena mostrá-los. Se não, considere fazer sem, pelo menos para algumas partes da apresentação. E se você quiser usar slides, vale a pena explorar alternativas ao PowerPoint. Por exemplo, o TED tem investido na empresa Prezi, o que torna software de apresentação, e possibilita uma paisagem bidimensional. Em vez de uma sequência fixa de imagens, você pode mover-se em torno da paisagem e usar o zoom em caso de necessidade. Quando usadas corretamente, essas técnicas podem aumentar dramaticamente o impacto visual de uma palestra e fortalecer o seu significado.

Artistas, arquitetos, fotógrafos e designers têm mais necessidade de se utilizar de recursos visuais. Slides podem ajudar a contextualizar a conversa e ajudar o palestrante a não se perder em jargões ou linguagens excessivamente intelectuais. Eu vi grandes apresentações em que o artista ou designer programou um timer automático para que a imagem fosse trocada a cada 15 segundos. Também já vi apresentadores darem uma palestra acompanhada por vídeo, falando junto a ele. Isso pode ajudar a sustentar a fluência e causar mais impacto. O designer industrial Ross Lovegrove, que é altamente visual, usou esta técnica para levar o público ao longo de uma jornada criativa notável.

Se utilizar de vídeos oferece vantagens óbvias para muitos oradores. Numa conferência que fizemos sobre a inteligência dos corvos, por exemplo, o cientista mostrou um pequeno vídeo de um corvo dobrando um gancho para pescar um pedaço de comida para fora de um cano, criando assim uma ferramenta. Isso ilustrou o ponto de vista muito melhor do que qualquer coisa que ele poderia ter dito.

Quando bem utilizado, um vídeo pode ser muito eficaz, mas há erros comuns que devem ser evitados. Um clipe deve ser curto. Se for mais de 60 segundos, você corre o risco de perder a atenção das pessoas. Não use vídeos institucionais ou fazendo promoção de você mesmo, pois as pessoas estão condicionadas a descarta-los. Eu vi oradores mostrando vídeos de entrevistas que concederam ao CNN, por exemplo, e isso é uma péssima ideia. Ninguém vai querer ir junto com você na sua viagem de ego. O público já está ouvindo o que você vive, não há razão pra esse tipo de recurso.  Além disso, utilizar uma trilha sonora pode ser perigosamente dispersor ou entediante.

Dê os Toques Finais

A parte mais complicada quando se ensaia uma apresentação na frente de outras pessoas é que quem está assistindo irá oferecer feedback e críticas construtivas. Muitas vezes, o feedback de pessoas serão diferente e podem até entrar em conflito. Isso pode ser confuso e assustador, e é por isso que é importante ser exigente com as pessoas que você escolhe para assistir os ensaios e te oferecer feedback. Em geral, quanto mais uma pessoa tem experiência como apresentador, melhor a crítica que ele pode te oferecer.

Eu aprendi pessoalmente muitas dessas lições em 2011. O meu colega Bruno Giussani, curador do nosso evento TEDGlobal, salientou que, embora eu já trabalhasse lá por nove anos e tivesse introduzido e treinado muitos ministrantes, eu nunca havia realmente dado uma palestra do TED. Então ele me convidou para fazer minha primeira, e eu aceitei.

Foi mais estressante do que eu esperava. Apesar de ter passado tanto tempo ajudando outros participantes a contar suas histórias, me emoldurar de forma atraente foi difícil. Eu decidi memorizar minha apresentação, que era web e inovação global, um assunto realmente complexo. Mesmo dedicando muitas horas ao treinamento e recebendo bons conselhos dos meus colegas, eu cheguei a um ponto em que duvidei se seria capaz de ir até o fim. Porém, eu só fique nervoso até o momento em que subiu ao palco e tudo acabou indo bem. Não foi definitivamente uma das nossas maiores palestras, mas foi bem recebida e eu sobrevivi ao estresse de passar por isso.

Finalmente, eu aprendi em primeira mão o que os nossos oradores foram descobrindo por três décadas: apresentações eficazes dependem da qualidade do assunto a ser tratado, da narrativa e da paixão e desenvoltura do orador. Trata-se de consistência, do estilo e escolha da multimídia. Mesmo assim, o item mais básico que o apresentador deve ter é a matéria-prima. Se você tem algo a dizer, você pode construir uma grande apresentação. Mas se o tema central não está lá, é melhor nem falar. Recuse o convite, volte ao trabalho e espere até que surja uma ideia convincente e que realmente valha a pena compartilhar.

O mais importante a ser lembrado é que não há uma fórmula exata de se fazer uma palestra. As apresentações mais memoráveis são aquelas que ​​oferecem algo novo, algo que ninguém viu antes. As piores são aqueles que soam estereotipadas. Portanto, não precisa seguir a risca qualquer detalhe dos conselhos listados aqui, mas considere a maior parte deles e faça com que se adaptem ao seu estilo e demandas como orador. Você sabe qual é o diferencial em você e na sua ideia. Jogue com seus pontos fortes e faça uma palestra verdadeiramente autêntica para você.

Chris Anderson

Evaldo Bazeggio

Diretor Fundador e Diretor Técnico da Bazeggio Consultoria. Executivo com mais de trinta anos de experiência em gestão de equipes e organizações públicas e privadas. Certificado internacionalmente Master Coach ISOR® em Coaching, Mentoring e Holomentoring®. Consultor de estratégia, desenvolvimento organizacional e de pessoas, em organizações.

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