Odeio reuniões!

O título desse post é de um livro do Stephen Baker que eu lí há mais de 20 anos.

Concordo que a reunião é uma das ferramentas gerenciais de uso mais inadequado nas organizações.

Reuniões são atividades de elevado custo. Este custo consiste, no mínimo, na soma dos salários dos participantes durante o tempo de sua duração. As reuniões devem ser, portanto, objetivas, produtivas, simples e eficazes. Algumas dicas para melhorar a efetividade das suas reuniões.

Quando convocar uma reunião:

Em geral, convoque uma reunião quando você :

  • necessita de que todo o grupo forneça informação ou conselho
  • deseja que a equipe participe de uma decisão ou da resolução de um problema
  • deseja compartilhar informações, um sucesso ou uma preocupação com todo o grupo, ou fazer com que todos tomem conhecimento de uma determinada situação
  • está lidando com um problema que necessita dos inputs de membros de diferentes grupos com diferentes perspectivas ou agendas
  • acha que a responsabilidade por um problema, assunto ou área precisa ser esclarecida
  • identifica que o grupo sente grande necessidade de reunir-se.

É melhor NÃO realizar uma reunião em grupo se :

  • O assunto já foi resolvido.
  • o assunto é uma questão individual com alguém do grupo que será melhor tratada individualmente
  • não dispõe de tempo para preparar-se adequadamente
  • um outro meio de comunicação terá o mesmo efeito ou ainda melhor — por exemplo, e-mail ou telefonema
  • não vale a pena gastar o tempo de todos com aquele assunto
  • o grupo está irritado, o clima está muito ruim e precisa de tempo antes de poder discutir a fonte do conflito ou da frustração.

ETAPAS DE UMA REUNIÃO:

Para conduzir uma reunião, devem ser observadas as seguintes etapas:

Abertura: cumprimentar os participantes, agradecendo-lhes a presença; colocá-los à vontade, se preciso, com assuntos informais.

Apresentação dos objetivos: basear-se no plano de reunião para introduzir o assunto.

Desenvolvimento da reunião: controlar a discussão visando o cumprimento do plano de reuniões.

Conclusão: fazer um resumo geral das principais idéias discutidas; verificar a aceitação do grupo; chegar a um resultado conclusivo com os dados colhidos na reunião; decidir por um plano de ação.

Avaliação: ao término, fazer uma avaliação verbal de como foi a reunião. Ouça as opiniões e faça os devidos registros. Se a reunião tiver duração superior a 2 horas poderá ser feita uma avaliação rápida após transcorrido este período para possibilitar correções de rumo.

Após a Reunião: enviar o registro da reunião a todos os participantes; clarificar as atribuições de cada um para o cumprimento da ação decidida e, se for o caso, informar a data provável da próxima reunião sobre o assunto; verificar se há necessidade de remeter registro sobre os resultados da reunião ou sobre ações decididas a outras pessoas ou unidades.

Se você gostou deste conteúdo e quer receber mais informações sobre gestão de pessoas em seu email, cadastre-se abaixo

Seja o primeiro a saber de todas as nossas novidades

Evaldo Bazeggio

Diretor Fundador e Diretor Técnico da Bazeggio Consultoria. Executivo com mais de trinta anos de experiência em gestão de equipes e organizações públicas e privadas. Certificado internacionalmente Master Coach ISOR® em Coaching, Mentoring e Holomentoring®. Consultor de estratégia, desenvolvimento organizacional e de pessoas, em organizações.

Deixe uma resposta

Fechar Menu
×

Carrinho