Odeio reuniões! - Bazeggio Consultoria,Treinamentos, Coach e Mentoria

O título desse post é de um livro do Stephen Baker que eu lí há mais de 20 anos.

Concordo que a reunião é uma das ferramentas gerenciais de uso mais inadequado nas organizações.

Reuniões são atividades de elevado custo. Este custo consiste, no mínimo, na soma dos salários dos participantes durante o tempo de sua duração. As reuniões devem ser, portanto, objetivas, produtivas, simples e eficazes. Algumas dicas para melhorar a efetividade das suas reuniões.

Quando convocar uma reunião:

Em geral, convoque uma reunião quando você :

necessita de que todo o grupo forneça informação ou conselho
deseja que a equipe participe de uma decisão ou da resolução de um problema
deseja compartilhar informações, um sucesso ou uma preocupação com todo o grupo, ou fazer com que todos tomem conhecimento de uma determinada situação
está lidando com um problema que necessita dos inputs de membros de diferentes grupos com diferentes perspectivas ou agendas
acha que a responsabilidade por um problema, assunto ou área precisa ser esclarecida
identifica que o grupo sente grande necessidade de reunir-se.

É melhor NÃO realizar uma reunião em grupo se :

O assunto já foi resolvido.
o assunto é uma questão individual com alguém do grupo que será melhor tratada individualmente
não dispõe de tempo para preparar-se adequadamente
um outro meio de comunicação terá o mesmo efeito ou ainda melhor — por exemplo, e-mail ou telefonema
não vale a pena gastar o tempo de todos com aquele assunto
o grupo está irritado, o clima está muito ruim e precisa de tempo antes de poder discutir a fonte do conflito ou da frustração.

ETAPAS DE UMA REUNIÃO:

Para conduzir uma reunião, devem ser observadas as seguintes etapas:

Abertura: cumprimentar os participantes, agradecendo-lhes a presença; colocá-los à vontade, se preciso, com assuntos informais.

Apresentação dos objetivos: basear-se no plano de reunião para introduzir o assunto.

Desenvolvimento da reunião: controlar a discussão visando o cumprimento do plano de reuniões.

Conclusão: fazer um resumo geral das principais idéias discutidas; verificar a aceitação do grupo; chegar a um resultado conclusivo com os dados colhidos na reunião; decidir por um plano de ação.

Avaliação: ao término, fazer uma avaliação verbal de como foi a reunião. Ouça as opiniões e faça os devidos registros. Se a reunião tiver duração superior a 2 horas poderá ser feita uma avaliação rápida após transcorrido este período para possibilitar correções de rumo.

Após a Reunião: enviar o registro da reunião a todos os participantes; clarificar as atribuições de cada um para o cumprimento da ação decidida e, se for o caso, informar a data provável da próxima reunião sobre o assunto; verificar se há necessidade de remeter registro sobre os resultados da reunião ou sobre ações decididas a outras pessoas ou unidades.